KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ

Merkez adresi Atakent Mah. Mithatpaşa Cad. No:116/8 Çağla Plaza Ümraniye/İstanbul olan ve Alemdağ Vergi Dairesi nezdinde 4821350108 vergi kimlik numarası bulunan İŞMATİK Yazılım İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. ("İŞMATİK"), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") kapsamında kişisel verilerin korunmasına, güvenli şekilde işlenmesine ve saklanmasına büyük önem vermektedir.

İŞMATİK olarak, kişisel verilerinizi Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde "veri sorumlusu" sıfatıyla işlemekteyiz. Bu Aydınlatma Metni; İŞMATİK ile etkileşimde bulunan müşteriler, ziyaretçiler, potansiyel müşteriler, tedarikçiler, çalışan adayları ve kullanıcılar gibi gerçek kişilerin kişisel verilerinin toplanma, işlenme, aktarım ve saklama süreçleri hakkında bilgilendirme amacı taşımaktadır.

Metin; Kanun'un 10. maddesinde düzenlenen "veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü" kapsamında hazırlanmış olup;

• Veri sorumlusuna ilişkin bilgiler,
• Kişisel verilerin hangi yöntemlerle ve hangi hukuki sebeplerle toplandığı,
• İşleme amaçları,
• Aktarım yapılabilecek kişi ve kurumlar,
• Veri işleme ve saklama süreleri,
• KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınız konularında sizleri bilgilendirmektedir.

İŞMATİK, insan kaynakları yönetimi, personel devam kontrol sistemleri (PDKS), Opersayon, SGK otomasyonları, dijital doküman, imza ve iletişim çözümleri gibi bütünleşik dijital hizmetler sunan bir SaaS (Software as a Service) platformudur. Bu hizmetlerin yürütülmesi ve geliştirilmesi süreçlerinde, müşteriler ve kullanıcılar tarafından paylaşılan kişisel verilerin korunması İŞMATİK için önceliklidir.

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, İŞMATİK tarafından sunulan hizmetlerin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin sağlanması, sistem güvenliğinin korunması ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla toplanmaktadır. Toplama işlemleri dijital veya fiziki ortamlarda, otomatik ya da kısmen otomatik yöntemlerle gerçekleştirilmektedir.

Toplama Yöntemleri

Kişisel verileriniz aşağıdaki yöntemlerle elde edilebilmektedir:

• Web sitesi ve iletişim formları: ismatik.com adresinde yer alan iletişim, teklif, demo ve toplantı formları üzerinden paylaşılan ad-soyad, firma adı, e-posta, telefon numarası ve mesaj içeriği bilgileri,
• Elektronik iletişim kanalları: E-posta, telefon, SMS, sosyal medya, canlı destek veya dijital iletişim araçları aracılığıyla tarafımıza ilettiğiniz bilgiler,
• Sözleşme ve teklif süreçleri: Hizmet sözleşmeleri, teklif formları, müşteri kayıtları veya fatura işlemleri sırasında paylaşılan bilgiler,
• Çerez ve benzeri teknolojiler: Web sitemizin güvenli şekilde çalışması için zorunlu çerezler aracılığıyla teknik verilerin toplanması,
• Yazılı başvurular: Fuar, etkinlik veya doğrudan başvuru formları üzerinden alınan bilgiler.

Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz aşağıdaki hukuki dayanaklara istinaden işlenmektedir:

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi (KVKK m.5/2-a)
2. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (KVKK m.5/2-c)
3. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi (KVKK m.5/2-ç)
4. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması (KVKK m.5/2-e)
5. Veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması (KVKK m.5/2-f)
6. Açık rızanızın bulunması (KVKK m.5/1) -- Tanıtım, bilgilendirme, reklam veya pazarlama faaliyetleri kapsamında yapılan iletişimlerde geçerlidir.

Bu kapsamda, verileriniz yalnızca belirtilen hukuki sebeplerle ve hizmetin gerekliliği oranında, ölçülü biçimde işlenmektedir.

İŞMATİK, kişisel verilerin korunması için gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almakta; veri güvenliği politikalarını ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi standartlarına uygun şekilde yürütmektedir.

İşlenen Kişisel Verileriniz

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 3. maddesinde tanımlandığı üzere, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi "kişisel veri" olarak kabul edilmektedir.

İŞMATİK olarak sunduğumuz dijital hizmetler kapsamında aşağıda belirtilen kişisel veri kategorileri işlenebilmektedir:

1. Kimlik Bilgileri

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi, doğum yeri, cinsiyet, medeni durum, imza, kimlik belgesi fotokopisi veya e-Devlet kimlik doğrulama verileri.

2. İletişim Bilgileri

Telefon numarası, e-posta adresi, ikamet adresi, acil durum iletişim kişisi, firma unvanı ve unvana bağlı iş adresi bilgileri.

3. Finansal Bilgiler

Banka adı, IBAN numarası, fatura bilgileri, teklif ve tahsilat bilgileri, ödeme dekontları, muhasebe kayıtlarına konu olan veriler.

4. Müşteri ve Hizmet Bilgileri

• İşmatik platformuna kullanıcı girişi yapan kişi ve firmalara ait kullanıcı adı, şifre, kullanıcı log bilgileri,
• Sistem üzerinden oluşturulan talepler (izin, mesai, avans, puantaj vb.) ve bunlara ait işlem kayıtları,
• Doküman, sözleşme, bildirim ve imza işlemlerine ilişkin dijital işlem verileri,
• Görüşme, toplantı ve demo planlama kayıtları,
• Teklif, sözleşme, destek ve servis geçmişi.

5. Görsel ve İşitsel Kayıtlar

Fotoğraf, profil görseli, sistem içi kullanıcı avatarları veya çevrimiçi toplantılara ilişkin görsel kayıtlar.

6. Hukuki İşlem Bilgileri

Sözleşme içerikleri, hizmet protokolleri, hukuki bildirim ve yazışma kayıtları, şirket ile yapılan resmi başvuru ve talepler.

7. Teknik ve Dijital Log Bilgileri

IP adresi, oturum tarihi, işlem zamanı, tarayıcı türü, cihaz bilgileri ve sistem güvenliği için oluşturulan erişim kayıtları.

8. Çalışan veya Aday Bilgileri (İşe Alım Süreci için)

Özgeçmiş bilgileri, eğitim ve sertifika verileri, referans bilgileri, mülakat kayıtları ve aday değerlendirme notları.

Bu veriler; İşmatik'in sunduğu dijital platformların (PDKS, SGK Otomasyonları, İK Modülleri, Doküman Yönetimi, Santral Operatörü vb.) güvenli, yasal ve doğru şekilde işletilebilmesi için toplanmakta ve yalnızca bu amaçlarla kullanılmaktadır.

Kişisel Verilerinizin Aktarılması

İŞMATİK, kişisel verilerinizi yalnızca mevzuata uygun şekilde ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak üçüncü kişilerle paylaşmaktadır. Veri aktarımı, hizmetin yürütülmesi, sistem güvenliğinin sağlanması, yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya sözleşmesel zorunluluklar çerçevesinde yapılmaktadır.

Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen kişi, kurum ve kuruluşlara aktarılabilir:

1. Yasal Otoriteler

Kişisel veriler, ilgili yasal düzenlemeler çerçevesinde;

• Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK),
• Türkiye İş Kurumu (İŞKUR),
• Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB),
• Mahkemeler ve yürütme makamları,
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK Kurulu) gibi kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşılabilir.

2. Hizmet Sağlayıcılar ve İş Ortakları

• Sunucu barındırma, veri tabanı yönetimi ve bulut altyapısı sağlayıcıları,
• E-posta, SMS ve çağrı altyapısı sağlayan Netgsm, Google, Microsoft, Meta gibi teknolojik servisler,
• Yazılım, güvenlik, teknik destek veya sistem bakımı alanında hizmet alınan üçüncü kişiler.

3. Finans ve Muhasebe Amaçlı Aktarımlar

• Bankalar, bağımsız denetim firmaları ve mali müşavirlik hizmeti alınan kişi veya kuruluşlara,
• Faturalama ve muhasebe işlemleri gereği zorunlu bilgiler aktarılabilir.

4. Hukuki ve Danışmanlık Amaçlı Aktarımlar

• Hukuk danışmanları ve avukatlık ortaklıkları,
• Yasal süreçlerde belge ve bilgi temini gereken kişi ve kurumlar.

İŞMATİK, kişisel verileri Kanun'un 8. ve 9. maddeleri çerçevesinde, veri aktarımına ilişkin gerekli güvenlik önlemlerini alarak, yalnızca belirtilen amaçlarla sınırlı şekilde paylaşmaktadır. Yurt dışına veri aktarımı, yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından güvenli ülke olarak ilan edilen ülkeler veya yeterli korumanın taahhüt edildiği sözleşmeler aracılığıyla yapılacaktır.

Kişisel Verilerinizin Saklanma Süresi

İŞMATİK, kişisel verilerinizi yalnızca işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatlarda öngörülen yasal süreler çerçevesinde saklamaktadır.

Kişisel verilerin saklama süresi belirlenirken;

• İşlenen verinin niteliği,
• İşleme amacının sona erip ermediği,
• Yasal saklama yükümlülükleri (örneğin vergi, ticaret, iş hukuku veya SGK mevzuatı),
• Olası uyuşmazlık ve ispat yükümlülükleri dikkate alınmaktadır.

Bu kapsamda:

• Sözleşme ve müşteri ilişkilerine dair veriler, sözleşme süresince ve sözleşmenin sona ermesinden itibaren en az 10 yıl süreyle,
• İletişim formu ve potansiyel müşteri bilgileri, son iletişim tarihinden itibaren 2 yıl,
• Finansal kayıtlar ve muhasebe belgeleri, Vergi Usul Kanunu gereği 5 yıl,
• Log kayıtları ve teknik erişim bilgileri, sistem güvenliği politikası gereği 2 yıl,
• İK veya işe alım süreçlerine ait veriler, adayın rızasına bağlı olarak 2 yıl süreyle saklanmaktadır.

Belirtilen sürelerin sonunda kişisel veriler, İŞMATİK Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Veri imha işlemleri, KVKK ve "Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik" hükümlerine uygun olarak yapılır.

Haklarınız

6698 sayılı Kanun'un 11. maddesi uyarınca, kişisel verisi işlenen ilgili kişiler aşağıdaki haklara sahiptir:

1. Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,
6. Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. Düzeltme, silme veya yok etme taleplerinizin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığıyla analiz edilmesi suretiyle kişi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

Haklarınızı Kullanma Yöntemi

Bu haklarınızı kullanmak için;

• Kimliğinizi teyit eden belgelerle birlikte,
• Talebinizi açıkça belirten bir dilekçe veya başvuru formunu,

aşağıdaki kanallar aracılığıyla İŞMATİK'e iletebilirsiniz:

Yazılı başvurularınızı noter aracılığıyla veya elden teslim yoluyla gönderebilirsiniz. Elektronik başvurular KEP adresi veya güvenli elektronik imza yoluyla iletilebilir.

İŞMATİK, taleplerinizi en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Taleplerin reddedilmesi, geciktirilmesi veya eksik yerine getirilmesi halinde, ilgili kişiler Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na başvurabilirler.

İletişim Bilgileri

İŞMATİK, kişisel verilerin korunmasıyla ilgili tüm taleplerde şeffaflık, erişilebilirlik ve hesap verebilirlik ilkelerine uygun hareket etmektedir.