İşmatik SGK Otomasyonları

Şifre Yönetimi

İşmatik, iş yeri sicil şifrelerinizin yönetimini kolaylaştırmak ve güvenli bir şekilde gerçekleştirmek için yenilikçi çözümler sunar. Otomasyon sistemine tanımladığınız şifreler yalnızca sizin belirlediğiniz kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Bu özellik, KVKK kapsamında veri gizliliği ve güvenliğini sağlamak için alınan önlemlere katkı sunar.

Birden fazla işyeri sicilinizin şifrelerini tek seferde, saniyeler içinde otomatik olarak değiştirebilirsiniz. Ayrıca, mevcut kayıtlı şifrelerinizin doğruluğunu kontrol edebilir ve şifre durumunu istediğiniz zaman güncelleyebilirsiniz. Şifre güncelleme işlemleri sırasında şifrelerin durumu otomatik olarak sorgulanır ve gerekli güvenlik kontrolleri yapılır.

Vekâlet süresinin yaklaşması veya sona ermesi gibi kritik durumlarda, belirlenen e-posta adresine otomatik olarak bildirim gönderilir.

Vizite Sorgulama/Onaylama

Vizite sorgulama ve onaylama süreçlerinin manuel olarak yürütülmesi, zaman kaybına, insan hatasına ve eksik bildirimlere yol açabilir.

Çözüm:

İşmatik, vizite sorgulama ve onaylama işlemlerinizi otomatikleştirerek süreçlerinizi hızlandırır ve verimliliği artırır. Sistem, günlük olarak ilgili sicillerin vizite sorgulamasını arka planda gerçekleştirir. Sorgulama sonuçları Excel formatında hazırlanarak belirlenen e-posta adresine otomatik olarak gönderilir.

Aynı şekilde, iş kazası ve meslek hastalığı sorgulamaları da günlük olarak otomatik şekilde yapılır. Bu sorgulamalardan elde edilen sonuçlar, Excel formatında raporlanarak belirlenen e-posta adresine gönderilir.

Cari ayın bildirge bitiş süresi dolmadan onaylanmamış bildirgeler kontrol edilir ve eksikliklerle ilgili uyarı raporları e-posta yoluyla iletilir.

Sistem, raporları kolayca yönetmenize olanak tanır:

• Onaylanan raporlar PDF formatında kaydedilir.
• Raporlar dönem, yıl, onay durumu, şube veya rapor tarihine göre filtrelenebilir.
• Kayıtlı raporların Excel ve PDF çıktıları alınabilir.
• Geçmişte onaylanmış raporlar sorgulanabilir ve iki gün veya daha kısa süreli arşiv raporlarına erişim sağlanabilir.

İşe Giriş/Çıkış ve Nakil İşlemleri

Manuel olarak yürütülen bu süreçler, özellikle yoğun iş gücüne sahip işletmeler için ciddi bir iş yükü oluşturur. Verilerin yanlış girilmesi, hataların zamanında fark edilememesi veya bildirimlerin gecikmesi gibi durumlar, cezai yaptırımlara yol açabilir.

Çözüm:

İşmatik, işe giriş, işten çıkış ve nakil işlemlerini kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirmenizi sağlar. Yeni işe alımlarda veya işten çıkışlarda şifresiz erişim özelliğiyle, yalnızca birkaç adımda işlemlerinizi tamamlayabilir, karmaşık süreçlerle uğraşmadan zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Çalışanlarınızın işyeri değişikliklerini SGK'ya zamanında ve eksiksiz bir şekilde bildirebilir, nakil işlemlerini güvenli ve hızlı bir şekilde yaparak iş akışınızı aksatmadan devam ettirebilirsiniz. İşmatik, olası hataları anında tespit ederek size bildirir, böylece işlemlerinizde kesintisiz bir akış sağlanır. Ayrıca, tüm işlemler raporlanarak süreçlerinizin şeffaf ve izlenebilir hale gelmesi sağlanır.

Toplu İşe Giriş, Çıkış ve Nakil İşlemleri

Kalabalık bir iş gücünüz mü var? İşmatik'in toplu işlem özelliği tam size göre.. Excel içeri aktarım şablonuyla birden fazla çalışanın işe giriş, çıkış veya nakil işlemlerini aynı anda yapabilirsiniz.

Teşvik Sorgulama

İşmatik, teşvik süreçlerinizi kolaylaştırmak ve optimize etmek için gelişmiş bir teşvik sorgulama sistemi sunar. Sistem, firmaların sicillerine ait teşvik ortalamalarını hesaplar ve teşviklerden yararlanabilecek kişi sayısına ilişkin detaylı raporlar oluşturur.

Teşvik sorgulama özelliği, firmanızın veya sicilinizin teşvik kazanımı için uygun olup olmadığını hızlı ve net bir şekilde tespit etmenizi sağlar. Sistem aynı zamanda personel adaylarının teşvike uygunluğunu ve hangi teşvik türlerine uygun olduğunu belirler.

Avantajlar:

• Teşvik Ortalaması Analizi: Hangi firmaların veya sicillerin teşvik kazanımı için uygun olduğunu belirler.
• Kişi Bazlı Teşvik Raporları: Teşviklerden yararlanacak kişi ortalaması için (+) veya (-) kişi sayısı raporu sunar.
• Personel Uygunluğu Sorgulama: Adayların teşvike uygunluğunu değerlendirir ve uygun oldukları teşvik türlerini tespit eder.

SGK Ödeme Tabloları

Çözüm:

İşmatik, SGK prim, destek ve borç sorgulama işlemlerinizi zahmetsiz hale getirir. Kullanıcı dostu ve detaylı tablolar sayesinde tüm SGK verilerinizi kolayca takip edebilir ve yönetebilirsiniz. Sistem, detaylı ödeme tablosu, banka ödeme tablosu, asgari destek indirimleri ve dönem borçları gibi tüm SGK verilerini tek bir platformda bir araya getirir.

Ayrıca, İPC (İdari Para Cezası) borç durumunuzu sorgular ve olası borçları önceden tespit ederek işverenlerin teşviklerden yararlanma hakkını kaybetmesini önler.

Aylık ve yıllık prim ödemelerinizi, destek indirimlerinizi ve borç durumlarınızı karşılaştırarak iş gücü maliyetlerinizi analiz edebilir ve bütçenizi daha etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.

Tahakkuk/Hizmet Listeleri

İşmatik, SGK işlemlerinizde oluşturulan belgelerin düzenli ve güvenli bir şekilde arşivlenmesini sağlayan bir e-arşiv sistemi sunar. Tahakkuk fişi, hizmet belgesi, işe giriş ve çıkış bildirgeleri gibi belgeleri sistem üzerinden kolayca indirebilir ve belirlenen kriterlere göre klasörleyebilirsiniz.

Özellikler:

Dönem ve Belge Türüne Göre Klasörleme:

Belirlenen dönem aralığında, seçilen tahakkuk, hizmet ve SPEK belgelerini indirir ve şu şekilde klasörler:

• Sicil Adı
• Dönem
• Rapor Türü (Tahakkuk, Hizmet, SPEK)

Kolay Erişim:

Belgeler PDF formatında arşivlenerek, ihtiyaç duyulan sigortalı veya işyeri belgelerine tekrar SGK menülerine giriş yapmadan hızlıca erişim sağlar.

Dijital arşiv oluşmasından kaynaklı SGK'da işyeriniz kapansa bile hizmet ve tahakkuklara, işe giriş ve çıkışlara ulaşabilme imkanı sunar.

Asgari Ücret İndirimi Yönetimi

İşmatik, SGK işlemlerinizde asgari ücret indirimlerini otomatik olarak takip ederek işverenlerin bu indirimlerden maksimum düzeyde faydalanmasını sağlar. Sistem, işyerinizin teşvik ve indirim koşullarını analiz ederek uygun durumları tespit eder.

İşmatik'in gelişmiş altyapısı sayesinde, asgari ücret indirimleri hızlı ve doğru bir şekilde hesaplanır.

Personel Eksik Gün Takip

Karşılaşılan Cezai Yaptırımlar:

Çözüm:

İşmatik, çalışanlarınızın ay boyunca çalışmadığı günlerin veya saatlerin (izin, hastalık, rapor vb.) düzenli bir şekilde kaydedilmesini ve raporlanmasını sağlar. Tüm eksik gün verileri sistem tarafından otomatik olarak kaydedilir ve Excel formatında raporlanır.

Eksik gün bildirim nedenleri, aylık prim ve hizmet belgesinde ya da muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde belirtilmesi yeterlidir. Eksik çalışmaya ilişkin belgeler, ilgili ayda düzenlenir ancak SGK'ya gönderilmez; Kanunun 86. maddesinin ikinci fıkrasına göre işverence saklanır ve talep edilmesi durumunda on beş gün içinde kuruma sunulması zorunludur.

Performans Ölçme:

• Eksik gün verilerini analiz ederek, hangi çalışanların performansında iyileştirme gerektiğini belirleyebilirsiniz.
• Çalışanların devamsızlık trendlerini inceleyerek sık devamsızlık görülen dönemleri tespit edebilir ve proaktif önlemler alabilirsiniz.

Emanetteki Tahsilatlar

İşmatik, SGK borç ve tahsilat yönetimini kolaylaştırarak işletmenizin finansal süreçlerini düzenli ve güvenilir bir şekilde yönetmenize olanak tanır. Sistem, SGK'ya olan borçlarınızı ayrıntılı bir şekilde görüntülemenizi ve ödeme durumunuzu kontrol etmenizi sağlar.

Aynı zamanda, SGK'nın tarafınıza olan borçlarını da izleyebilir, geciken tahsilatları tespit edebilir ve tahsilat durumlarını takip edebilirsiniz. Sistem, borç ve tahsilat verilerinizi belirli dönemler için raporlayarak detaylı analiz yapmanıza imkan tanır. Güncel ve geçmiş tahsilatlarınızı karşılaştırarak mali planlamanızı ve bütçenizi daha etkin bir şekilde yönetebilirsiniz.

Bunun yanı sıra, ödeme tarihlerinizin yaklaşması veya gecikmesi gibi durumlarda sistem tarafından otomatik bildirim alarak süreçlerinizi zamanında takip edebilirsiniz. İşmatik, SGK borç ve tahsilat süreçlerinizi güvenle yönetmenize ve finansal kontrolünüzü sağlamlaştırmanıza yardımcı olur.

Beyanname Kontrolü

İşmatik'in Beyanname Kontrolü özelliği, SGK beyan süreçlerinizin doğruluğunu sağlamak ve hataları en aza indirmek için geliştirilmiştir. Bu özellik, beyanname işlemlerinizin yasal uyumluluğunu güvence altına alırken iş süreçlerinizin daha düzenli ve hatasız bir şekilde ilerlemesini sağlar.

İşe Giriş - Çıkış Hata Raporu

İşmatik, SGK işe giriş-çıkış işlemlerini yönetmek ve olası hataları önlemek için gelişmiş bir kontrol mekanizması sunar. Sisteme yüklediğiniz işyeri siciline ait Excel dosyaları üzerinden, cari ay ve geçmiş dönemlere ait SGK işe giriş/çıkış ve hizmet belgesi kayıtlarını kontrol eder. Bu kontroller, bordro kayıtlarıyla karşılaştırılarak İPC (İdari Para Cezası) risklerini en aza indirir.

İPC Riskini Azaltma

SGK denetimlerinden önce eksiklikleri raporlayarak idari para cezalarını (İPC) en aza indirir. İşe giriş bildirgesinin yasal süre içerisinde verilmemesi durumunda karşılaşılabilecek cezalar:

• Her sigortalı için asgari ücret tutarında ceza
• Tespit edilmesi durumunda ceza, asgari ücretin 2 katına çıkar
• Bildirge verilmemesi halinde ceza, asgari ücretin 5 katına çıkar